"Dikişli və nömrələnmiş x vərəqlərin sayı" sənədlərin zımbalanması zərurəti dedikdə ağla gələn yeganə şeydir. Sənədləri necə tikmək olar? Yeni gələn dərhal mühasibin və ya kadrlar şöbəsinin ofisinin küncündə bank ipi ilə möhkəm bağlanmış, kostik tozla örtülmüş kağız yığınlarını təsəvvür edir.
Lakin hər şey ilk baxışdan göründüyü qədər sadə və səthi deyil. Bu çətin məsələdə səhvlərə yol verməmək üçün nələri bilməlisiniz? Bir fotoşəkilə görə sənədləri iplərlə necə tikmək olar? Bu suallar addım-addım təlimatlarda ətraflı müzakirə olunacaq.
Niyə köhnə dəbli zımbalar lazımdır?
Bir çox dövlət qurumları var ki, sənədlərin zavod üsulu ilə deyil, əl ilə, iplərdən istifadə edərək tikilməsini tələb edə bilər. Bu, ilk növbədə, vergi müfəttişliyi, arxivdir, sənədlərin qəbulu zamanı iplərlə sənədlər tikməyi xahiş edirlər.fərdi sahibkarların qeydiyyatı, hüquqi şəxsin qeydiyyatı və ya tender üçün sənədləşmə işləri. Sənədləri necə düzgün zımbalamaq olar, 2 nömrəli fotoşəkil göstərir. Adətən qalın sap və qalın iynə istifadə edin.
Bu şəkildə bağlanmış qiymətli kağızları itirmək, saxtalaşdırmaq və ya vərəqləri dəyişdirmək daha çətin olduğuna inanılır. Bəzi təşkilatlar, məhz buna görə, vacib sənədləri bağlamaq üçün belə bir "baba" formasından istifadə edirlər. Başqa bir arqument də var - bəzən sənədlər ciddi şəkildə məxfidir və menecerlər aşkarlıqdan və ya rəqiblərin təsirindən qorxaraq, belə işi yalnız etibarlı şəxsə həvalə edir, müvafiq olaraq ixtisaslaşmış firmaların köməyindən imtina edirlər.
Vacibdir
Yanlış tikilmiş sənədlər müəssisənin qeydiyyatından və ya yenidən qeydiyyatından imtinaya, arxivə sənədlərin qəbuluna, təşkilatın tender müsabiqəsindən kənarlaşdırılmasına səbəb ola bilər, tənzimləyici orqanın qərarına təsir göstərə bilər. təşkilatın auditinin.
Vahid normalar varmı?
Bu günə qədər sənədləri bir naxışa uyğun olaraq iplərlə necə tikmək barədə dəqiq qaydalar yoxdur. Yalnız tövsiyələr və göstərişlər var. Əsasən, müəssisələr 2009-cu ildə 76 nömrəli əmrlə təsdiq edilmiş Rosarkhiv-in metodik inkişaflarından, GOST "Ofis işi və arxivləşdirmə" tələblərindən, habelə Rusiya Mərkəzi Bankının təlimatlarından istifadə edirlər.
Hazırlıq mərhələsi
Zımbalanacaq bütün sənədlərə əvvəlcədən baxmaq lazımdır, əgər qələm izləri varsa, onları silin. Əhəmiyyətlihər bir səhifəni diqqətlə nəzərdən keçirin, onların bir-birinə yapışmasını istisna edin, yığındakı sənədlərin məntiqi və düzgün ardıcıllığını təmin edin. Kəskin əşyaları, sancaqları, zımbaları və ya kağız klipləri çıxarın, çünki onlar bağlayıcı sapı zədələyə və sənədin itirilməsinə səbəb ola bilər. Səhifələri sağ küncdə sadə qara karandaşla nömrələmək lazımdır, mürəkkəbdən, o cümlədən rəngdən istifadəyə icazə verilmir. Sənədin mətninə çox yaxın nömrələyə bilməzsiniz, bir o qədər çox üst-üstə düşür. Vərəqin yalnız ön tərəfi nömrələnir. Zımbalanmış sənədin ümumi həcmi 250 vərəqdən, cildlənmiş və nömrələnmiş sənədin hündürlüyü isə 4 santimetrdən çox olmamalıdır. Sənədlərin iplərlə tikilməsi nümunəsi fotoda göstərilib.
Hazırlığın növbəti mərhələsi alətlərin seçilməsidir. Sənədləri iplərlə düzgün şəkildə tikmək üçün sizə lazım olacaq: fotoşəkildə olduğu kimi bir büzmə, xüsusi iplər, karton örtük. Bəzi hallarda bir deşik istifadə olunur. Sənədləri necə və nə ilə tikmək, hər bir mütəxəssis özü üçün qərar verir. Sərt iplərdən və ya bank ipindən istifadə etmək ən rahatdır, bəzi hallarda yun iplər və ya krujevalar istifadə olunur. Çox vaxt onlar bəzək funksiyasını daşıyırlar. Adətən ciddi hesabatlarda daha sərt üslubdan istifadə edilir. Sənədləri və inventar üçün formanı özünüz hazırlayın.
Bəzi incəliklər
- Böyük formatlı vərəqlər, məsələn, A3 və ya A2 də nömrələnməlidir. Bunun üçün ümumi qaydalara uyğun olaraq tam genişləndirilir və nömrələnir. Sonra qatlanmış və arxadan diqqətlə yapışdırılmışdırkünc.
- Məktubu təqdim etmək lazımdırsa, o açılır, əvvəlcə zərfin özü, sonra məktubun səhifələri növbə ilə nömrələnir.
- Sənəd qapağı nömrələnməyib. Həmçinin, əgər üz qabığı yoxdursa, başlıq səhifəsi nömrələnmir. Bununla belə, ikinci vərəq artıq "2" rəqəmi ilə nömrələnib.
- Vərəqlərin sayı 250-dən çox olarsa, onlar cildlərə bölünür. Bu təcrübə məhkəmələrdə adi haldır. Hər cild ayrıca nömrələnməlidir.
- Üst sağda vərəq nömrəsini göstərmək mümkün deyilsə və ya bütün vərəq doludursa, sənədləri necə ştapel etmək olar? Bu, tez-tez, məsələn, fotoşəkil nömrələnərkən baş verir, bu halda arxa tərəfdən nömrələnməyə icazə verilir.
- Səhv nömrələmə zamanı nömrənin üstündən xətt çəkə bilərsiniz. Bununla belə, düzəliş imza ilə təsdiqlənməlidir.
- Əgər iki vərəqdən çox keçməyibsə, o zaman buraxılmış səhifələr üçün hərf işarəsindən istifadə etməyə icazə verilir. Əsas sənədin rəqəmsal nömrələnməsi dəyişmir, lakin vərəqlərin sayı artır. Bu zaman sənədləri alacaq şəxsə bu barədə xəbərdarlıq etmək lazımdır.
- Əgər artıq nömrələnmiş və ya nömrələnmiş sənədi nömrələmək lazımdırsa, o, yenidən nömrələnəcək.
- Sənədlərdəki vərəqləri ayırmaq mümkün deyilsə və ya bir-birinə yapışdırılıbsa, onlar bir vərəq kimi nömrələnir. Bu, məsələn, sənədin üzərinə çek, fotoşəkil və ya qəzet kəsimi yapışdırıldıqda baş verir. Ancaq eyni zamanda, inventar tərtib etmək lazımdır və “Qeyd” qrafasında və ya sertifikat yazısında hansı sənədlərin yapışdırıldığını, hansı səhifəyə və nəyin olduğunu aydınlaşdırmaq vacibdir.
Hansı sənədlər ən çox iplə tikilir? İlk növbədə təsis və təsis sənədləri. Çox vaxt kiçik bir həcmə sahibdirlər, onları bir büzmə ilə deşmək daha asandır və tikiş asandır. Dikiş üçün bir neçə texnologiya var, üç və ya beş iki ponksiyon edə bilərsiniz. Üç deşik ən çox yayılmış seçimdir. Bəzi sənədlər digərlərindən daha kiçik olduqda beş dəlik lazımlı olacaq, beş çuxurun birləşməsi onları daha yaxşı düzəltməyə kömək edəcəkdir. Sənədlər yüksək dəyərə malik olduqda beş deşikli ştapel istifadə olunur, bu, onların dəyişdirilməsi riskini azaldacaq.
Sənədləri iplərlə düzgün şəkildə necə tikmək olar: addım-addım təlimat
- Vərəqləri yığın, kənarları hizalayın.
- Cədvəl sifarişini yoxlayın.
- Vərəqin sol tərəfində mərkəzdə simmetrik olaraq gələcək deşilmə yerlərini qələmlə qeyd edin. Bu, həm bir vərəqdə, həm də hamısında edilə bilər.
- Mətndən ən azı 1,5 santimetr kənara çıxmaq lazımdır.
- İşarələr ciddi şəkildə şaquli olmalıdır, bir-birindən üç santimetrə qədər məsafəyə icazə verilir.
Sənəd kifayət qədər böyükdürsə, onu büzgü ilə deşmək daha rahatdır. Adətən yuxarı çuxurdan başlayın.
Əgər şəkildəki kimi zavod qapağından istifadə etmək mümkün deyilsə, o zaman səhifələrin zədələnməsinin qarşısını almaq üçün birinci və sonuncu vərəqi nazik karton zolaqla yapışdırmaq olar. Düzgün ip uzunluğunu seçmək vacibdir, adətən 50 ilə 80 sm arasındadır.
İpli klassik tikiş - üç dəlik
Sənədlərin necə tikilməsi variantını təhlil edəküç çuxurda addım-addım. Bu, sənədlərin arxivə verilməsi və ya yoxlanılması üçün klassik və ən çox yayılmış seçimdir. Bu vəziyyətdə sənədləri iplərlə necə düzgün tikmək fotoda daha yaxşı görünür.
İynəni və sapı sənədlər yığınının altına gətirin, onu iki nömrəli dəlikdən çıxarın. 7-8 sm uzunluğunda kiçik bir "quyruq" haqqında unutmamalıyıq, hələ də lazımlı olacaq. Ön tərəfdə iynəni yuxarı çuxura yönəldirik, sonra iynəni 3 nömrəli ən aşağı çuxura qaytarırıq. Sonra iynə mərkəzi çuxura "dalır", nəticədə hər iki ip aşağıda qalır. İndi onları düyünləmək olar.
Bundan sonra sənəd təsdiqlənməlidir, bir vərəq yapışdırılır, üzərinə məsul şəxsin möhürü və imzası qoyulur. Sənədləri düzgün tikmək və düyünü iplərlə necə bərkitmək olar, bunu fotoda görə bilərsiniz.
Bundan əlavə, sonuncu vərəqin arxasına inventar yapışdırılır. Yazı əl ilə edilə və ya fotoşəkildə olduğu kimi hazır şablonlardan istifadə edilə bilər.
Sənədləri dörd dəliyə necə ştapel etmək olar?
Dörd deşikli pirsinq texnologiyası demək olar ki, eynidir. Yeganə fərq, sənədin yuxarıdan aşağıya tikilməsidir. Bu, tikiş tikişinə bənzəyir. Yalnız bu halda tərs ardıcıllıqla, əvvəlcə yuxarıdan aşağıya, sonra aşağıdan yuxarıya doğru təkrarlanır. Beləliklə, qalstuklar nəhəng tikiş maşınında tikilmiş kimi boşluqlar olmadan homojendir.
Xüsusi hallar
Bəzən sənədləri şaquli olaraq deyil, küncdə birləşdirməyə icazə verilir. ATbunlar, əsasən, kassa lentlərinin bərkidilməsini, sağ tərəfdəki çekləri əhatə edən maliyyə hesabatlarıdır. Belə sənədlər küncdə tikilir. Addımlar sənədlərin standart montajı ilə eynidır, küncdə yalnız deliklər deşilir. Adətən iki olur. Vərəq tam olaraq küncə yapışdırılır. Bundan əlavə, prosedur oxşardır - sertifikatlaşdırılır, möhür qoyulur.
Nəticə
Sənədin hazırlanması və zımbalanması prosesində hər cür fors-major halların qarşısını almaq üçün sənədlərin ştapellərin necə vurulacağını əvvəlcədən düşünmək vacibdir. Məsələn, bəzən artıq cildlənmiş və arxivləşdirilmiş sənədlərin surətini çıxarmaq lazımdır. Bu cür anları əvvəlcədən narahat etməyə dəyər. Adətən, HR və ya mühasibat uçotu mütəxəssisləri əvvəlcədən hansı sənədin surətçıxarma maşınından keçirilməli olduğunu təxmin edə bilərlər. Bu, işi xeyli asanlaşdırır və vaxta qənaət edir.
